Der Kunde
Unser Kunde ist ein mittelständischer IT-Dienstleister, spezialisiert auf Managed IT-Services und individuelle Softwarelösungen. Sein größtes Ziel: Schneller wachsen, aber ohne ständig neue Vertriebsmitarbeiter einstellen zu müssen.
Das Problem
Unsere Angebote brauchen viel zu lange. Kunden springen ab, weil der Wettbewerb schneller liefert. Jeder Auftrag fühlt sich mühsam an, und wir verlieren oft, weil unser Prozess zu träge und fehleranfällig ist.
Der Prozess war frustrierend und aufwendig:
- Bei jedem Discovery Call schrieb das Vertriebsteam Notizen von Hand, konsolidierte sie später im CRM und hatte trotzdem oft offene Fragen.
- Angebote wurden manuell in Word erstellt, jedes Mal anders, ohne Standardisierung.
- Fehler wie falsche Preise, vergessene Positionen oder Copy-Paste-Fehler waren häufig.
- Die Freigabe erforderte E-Mail Pingpong mit dem Vorgesetzten.
- Kunden mussten zu lange warten und erhielten oft uneinheitliche Angebote.
Die Folgen: Lange Durchlaufzeiten (2–5 Tage pro Angebot), niedrige Conversion-Raten und verlorene Leads.
Die Lösung
Wir haben einen klaren, automatisierten Prozess geschaffen, der dem Vertriebsteam die Arbeit massiv erleichtert:
- Discovery Call: Fireflies AI zeichnet automatisch Gesprächsnotizen auf und hinterlegt sie direkt im CRM (Hubspot).
- Nachbereitung: Der Vertriebler füllt ein kurzes, standardisiertes Tally-Formular aus. Welches die Angebotserstellung triggert.
- Automatisierte Angebotserstellung: Unsere KI extrahiert alle Infos und erstellt automatisch ein individuelles Angebot, das direkt in einem PandaDoc-Template landet.
- Schnelle Freigabe: Mit einem Klick erhält der Vorgesetzte das Angebot zur Freigabe in PandaDoc, inklusive direkter Kommentar-Funktion.
- Direkter Versand: Nach Freigabe geht das Angebot automatisch an den Kunden raus, professionell formatiert und sofort unterschriftsbereit.
- Automatisches Follow-up: Bleibt eine Reaktion aus, erfolgt ein freundliches automatisches Follow-up nach 3 Tagen.
- Digitale Unterschrift & Zahlung: Nach Unterzeichnung wird der Kunde automatisch zu Stripe weitergeleitet, um direkt zu bezahlen.
- Automatisiertes Onboarding: Direkt nach Zahlung startet automatisch ein umfassendes Onboarding mit NDAs, Meeting-Terminbuchung für Onboarding Call und wertvollen, täglichen digitalen Freebies.
Tools:
- PandaDoc
- n8n
- Stripe
- Fireflies AI
- Hubspot
- Tally
- ChatGPT
- Cal.com
Ergebnisse
- Angebote in unter 30 Minuten: Reduktion von 2–5 Tagen auf weniger als 30 Minuten.
- +40 % höhere Abschlussquote: Kunden erhalten das Angebot noch, während ihr Interesse geweckt ist.
- 70 % weniger manueller Aufwand: Mehr Zeit für Vertriebsgespräche statt Dokumentenverwaltung.
- Fehlerfreie, einheitliche Angebote: Keine manuellen Fehler mehr, klare Struktur, professioneller Eindruck.
- Automatisiertes Follow-up: Mehr Kunden unterschreiben, da automatisch nachgehakt wird, ob noch Fragen offen sind.
- Sofortige Zahlung & schnellerer Umsatz: Durch Stripe sofort nach Unterschrift.
- Skalierung ohne zusätzliches Personal: Jeder Vertriebler schafft nun doppelt so viele Angebote.
Die Transformation
Statt Feuerlöschen und Angebots-Chaos konzentriert sich der Vertrieb jetzt auf Wachstum. Unser Kunde profitiert von einem Prozess, der automatisiert Leads zu Kunden macht, zuverlässig, schnell und fehlerfrei.
Bereit, deinen Vertriebsprozess zu beschleunigen?
Wenn du auch mehr Abschlüsse willst, ohne ständig neue Vertriebler einstellen zu müssen, sprich uns an. Gemeinsam machen wir aus deinem Vertrieb einen Wettbewerbsvorteil.