Wie wir den Kandidatenpool einer Recruiting-Agentur in nur 30 Tagen verdoppelt haben

Der Kunde

Eine wachsende Recruitment-Agentur, die Freiberufler an Projektkunden vermittelt.

Das Ziel: Den Kandidatenpool vergrößern, ohne neue Mitarbeiter einstellen zu müssen.

„Jeder Freelancer kostet uns zwei Stunden Onboarding – das ist einfach nicht skalierbar.“

Die Agentur wollte ihren Kandidatenpool schnell ausbauen. Doch der manuelle Onboarding-Prozess war ein echter Bremsklotz:

Recruiter forderten Lebensläufe per E-Mail an, liefen häufig Kandidaten hinterher und trugen die Daten händisch ins CRM ein.
Verträge wurden manuell erstellt, per PDF verschickt, ausgedruckt oder mit externer Software unterschrieben.
Rückläufe fehlten oft oder kamen spät – Follow-ups wurden oft vergessen.
Jeder Schritt war eine wiederholte mühsame Daueraufgabe, die wertvolle Stunden kostete.

➡️ Zeitaufwand pro Kandidat: rund 2 Stunden

➡️ Unterschriftenquote: mittelmäßig

➡️ Kandidaten wurden teils komplett vergessen – Umsatzpotenzial blieb liegen

Ziel: Wiederholbare Schritte automatisieren und menschliche Fehlerquellen eliminieren.

Wir haben folgenden Ablauf implementiert:

Webseite mit „Jetzt bewerben“-Button
Führt zu einem Tally-Formular, in dem Kandidaten lediglich ihren Lebenslauf hochladen.
ChatGPT liest den CV automatisch aus
Und füllt das Formular mit allen relevanten CRM-Feldern vor. Der Kandidat muss nur noch prüfen und absenden.
n8n überträgt alle Daten ins Notion-CRM
Inklusive Textversion des Lebenslaufs für Suchfunktionen.
Rahmenvertrag wird automatisch generiert
Basierend auf den Daten – Recruiter prüft nur noch kurz und versendet ihn mit einem Klick via Google Docs.
Der Kandidat unterschreibt direkt im Browser
Ohne Download, ohne Tools – rechtsgültig, bequem.
Automatisches Follow-up nach 5 Tagen
Falls noch keine Signatur erfolgt ist.
Vertrag wird automatisch archiviert
Und an beide Seiten versendet.

Verwendete Tools:

✅ 30 Stunden pro Monat freigeräumt für umsatzrelevante Aufgaben

✅ 13.950€ pro Jahr an Kosten gespart

✅ 30% mehr Kandidatenunterschriften

→ Kandidatenpool in nur einem Monat verdoppelt

Die Recruiting-Agentur hat den größten Engpass im Vertriebssystem beseitigt:

Manuelle Onboardings.

Jetzt skaliert sie den Kandidatenpool, ohne mehr Personal einzustellen.

Der Recruiter hat wieder Zeit für das, was zählt:

Kandidaten matchen, statt Daten kopieren.

Wenn dein Team noch mit PDF-Verträgen hantiert und Excel-Tabellen durchsucht, um neue Freelancer zu onboarden, wird’s teuer.

Diese Automatisierung war in 5 Tagen fertig – und hat sich im ersten Monat schon ausgezahlt.

Wenn du ähnliche Zeitfresser loswerden willst, sprich mich an.

Ich zeig dir, was in deiner Agentur möglich ist.