Der Kunde
Ein mittelständischer Handwerksbetrieb, dessen Kerngeschäft im Automobilbereich liegt. Der Unternehmer war frustriert, weil ihn die manuelle Buchhaltung vom eigentlichen Handwerk abhielt.
Das Problem
„Ich bin Handwerker, kein Buchhalter. Mich nervt der ständige Papierkram. Rechnungen suchen, sortieren, Excel pflegen, es raubt mir zu viel Zeit.“
Jede eingehende Rechnung via E-Mail musste händisch heruntergeladen, umbenannt und korrekt abgelegt werden. Zusätzlich musste jeden Monat eine Excel-Datei für den Steuerberater aktualisiert werden.
Der Aufwand:
- 3 Stunden monatlich, über 36 Stunden im Jahr.
- Immer wieder vergessene Rechnungen.
- Frust und Ablenkung vom eigentlichen Geschäft.
Die Lösung
Statt weiterhin Rechnungen manuell zu bearbeiten, haben wir einen einfachen und effektiven Automatisierungsprozess entwickelt:
- Du schiebst die eingehende Rechnungsmail einfach in den Gmail-Ordner „Rechnungen“.
- n8n überprüft regelmäßig den Ordner, lädt automatisch die Anhänge herunter.
- Mistral KI OCR wandelt die PDFs in Text um.
- Unsere datenschutzfreundliche KI (Mistral KI) liest die Rechnungen aus, benennt sie korrekt, speichert sie automatisch im richtigen Google-Drive-Ordner und trägt die Daten direkt in Excel ein.
- Einmal monatlich schickt das System automatisch alle Daten gesammelt an den Steuerberater.
Tools:
- Excel
- n8n
- Google Drive
- Mistral KI
- Mistral KI OCR
Ergebnis
- Zeitersparnis: Von 3 Stunden monatlich auf nur noch 10 Minuten.
- Kosteneinsparung: 129 € monatlich oder 1.548 € pro Jahr.
- Keine vergessenen Rechnungen mehr. Alles läuft automatisiert und zuverlässig.
- Weniger Ablenkung: Unternehmer kann sich auf Tätigkeiten konzentrieren, die direkt Umsatz bringen.
Transformation
Die Automatisierung bringt nicht nur Effizienz, sondern Ruhe ins Geschäft. Jetzt kann der Unternehmer wieder voll in sein Kerngeschäft investieren und Wachstum gezielt vorantreiben.
„Endlich muss ich mich nicht mehr um den Papierkram kümmern und habe den Kopf frei für mein Handwerk.“
Dein nächster Schritt
Bist du auch genervt von repetitiver Büroarbeit und möchtest wieder mehr Zeit für dein eigentliches Geschäft haben? Sprich mit uns. Gemeinsam finden wir eine schnelle, einfache und wirtschaftliche Lösung für dein Unternehmen.