Kunde
Unser Kunde ist eine spezialisierte Marketing-Agentur, die umfassende B2B-Marketinglösungen für Unternehmen aus Pharma und Gesundheitswesen anbietet. Zu uns kamen sie, weil ihre Kundenakquise feststeckte und die manuelle Suche nach potenziellen Leads über LinkedIn zum Nadelöhr für ihr Wachstumsziel geworden war.
Problem
Unsere Neukundenakquise war an einem Punkt angelangt, wo Wachstum praktisch unmöglich wurde. Wir brauchten bis zu drei Wochen, um mühsam und per Hand gerade einmal 50 warme Leads zu generieren. Das hat uns wahnsinnig ausgebremst.
Das Ziel
Skalierung des Lead-Outreach-Prozesses, um Agentur-Wachstum signifikant zu beschleunigen.
Der Flaschenhals:
Die manuelle Suche nach relevanten Leads über LinkedIn und das mühselige manuelle Anschreiben jedes einzelnen Kontakts.
Der konkrete Schmerz:
- Maximal 200 Leads pro Monat möglich, nicht genug zum Skalieren
- Pro Woche mindestens 10–15 Stunden für manuelle LinkedIn-Recherche aufgewendet (entspricht monatlich ca. 40–60 Std. ≈ 2.580 € Personalkosten pro Monat)
- Keine Kapazität, um skalierbar und personalisiert potenzielle Neukunden zu erreichen
Die Dringlichkeit:
Das Team musste sofort handeln, um nicht in der Sackgasse der nicht-skalierbaren Akquise steckenzubleiben und Marktpotentiale liegen zu lassen.
Lösung
Wir entwickelten einen klaren, automatisierten Lead-Outreach-Prozess, der die folgenden Schritte beinhaltete:
- 5000 exakt passende B2B-Leads aus Apollo.io extrahieren
- Fehlende E-Mail-Adressen durch Anymailfinder automatisch ergänzen
- E-Mail-Validierung durch ZeroBounce – für eine saubere, zustellfähige Empfängerliste
- Automatisierter Website-Scrape jedes Leads mittels Apify – um maßgeschneiderte Einstiege in der E-Mail anzubieten
- Setup von 9 separaten Outreach-Inboxen bei Instantly.ai – nach zweiwöchiger Aufwärmphase startklar für Massen-Outreach
- Versenden von 3.200 hoch personalisierten E-Mails pro Monat inkl. zwei Follow-ups
- Automatische Lead-Kategorisierung durch ChatGPT – jede Antwort wird in Slack dem Vertrieb direkt gemeldet und priorisiert zur schnellen Nachverfolgung
Eingesetzte Tools:
- Apollo.io (Lead-Generierung)
- Anymailfinder (Ergänzung E-Mail-Adressen)
- ZeroBounce (E-Mail Validierung)
- Apify (Website-Scraping für Personalisierung)
- Instantly.ai (skalierbarer E-Mail-Outreach)
- ChatGPT (intelligente Antwortkategorisierung)
- Slack (effizienter Vertriebs-Alert)
Ergebnis
Die Automatisierung brachte schnelle, beeindruckende Ergebnisse:
- 3.200 versendete E-Mails pro Monat (vorher maximal 200 Leads Monat)
- 73 % Öffnungsrate (Benchmark 50%: herausragend)
- 4,1 % Antwortquote, davon 14 % mit direktem Interesse
- 21 Meetings vereinbart, entspricht etwa 210.000 € an zusätzlichem Umsatzpotenzial in der Sales-Pipeline für die Agentur
Der ROI:
- 16-fache Steigerung des Lead-Volumens in nur einem Monat – von manuell maximal 200 auf verlässlich 3.200 Leads
- Ca. 50 Wochenstunden eingesparte Arbeitszeit → rund 2.150 € monatliche Ersparnis (25.800 € jährlich)
Transformation
„Unsere Neukundengewinnung läuft heute vollautomatisiert und ist jederzeit skalierbar. Statt Leads mühselig von Hand zu suchen, fokussieren wir uns jetzt darauf, Sales-Gespräche zu führen. Kurz gesagt: weniger Frust, mehr Momentum, mehr Business – ein echter Gamechanger für uns.“
Durch automatisierte Akquise hat unser Kunde eine zuverlässige Quelle hochwertiger Leads geschaffen, die dauerhaft den Vertriebsfunnel füllt. Wachsen und Skalieren sind nun keine Wunschvorstellung mehr, sondern Realität.
Interessiert?
Wenn du ebenfalls aktuell mit einem langwierigen, nicht-skalierbaren Neukunden-Prozess zu kämpfen hast und möchtest, dass dein Vertrieb in kürzester Zeit mit vorqualifizierten Leads geflutet wird, melde dich gerne bei uns.
Lass uns kurz unverbindlich sprechen, um herauszufinden, wie wir deinen Lead-Outreach und dein Wachstum genau wie bei unserem Kunden schnell und einfach automatisieren können.